Opus Α.Ε. - Σύμβουλοι Διοίκησης και Πληροφορικής

Όταν οδηγούμε, επιθυμούμε από τους άλλους οδηγούς να τηρούν τους κανόνες οδικής κυκλοφορίας. Το ίδιο ακριβώς συμβαίνει καθώς ταξιδεύουμε στις λεωφόρους του κυβερνοχώρου. Οι κανόνες αυτοί δεν βασίζονται σε νόμους ακριβώς όπως δεν υπάρχει νόμος που να σε υποχρεώνει να λες καλημέρα όταν συναντάς κάποιον το πρωί, ή να λες ευχαριστώ όταν σου δίνουν κάτι. Είναι όμως το ίδιο σημαντικοί και όποιος δεν τους ακολουθεί θα έχει σοβαρά προβλήματα κάθε φορά που θέλει να επικοινωνήσει με κάποιον άλλο άνθρωπο. Παρακάτω αναφέρονται μερικά σημεία που θα σας καθοδηγήσουν στην καθημερινή σας πρακτική της σύνδεσης και της επικοινωνίας σας στο διαδίκτυο:

1. Αποφύγετε να γράφετε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή στα μηνύματα στις ομάδες πληροφόρησης, στα φόρουμ, στα blogs και σε άλλες γραπτές συνομιλίες χρησιμοποιώντας μόνο γράμματα κεφαλαία. Τα κεφαλαία στο email δίνουν την αίσθηση της κραυγής. Δεν τα χρησιμοποιούμε ποτέ, εκτός αν θέλουμε να δώσουμε στους άλλους την αίσθηση ότι ΟΥΡΛΙΑΖΟΥΜΕ.

2. Ελέγξτε την ορθογραφία σας. Σιγουρευτείτε ότι το μήνυμά σας δεν αλλοιώνει την έννοιά του από τις λάθος γραμμένες λέξεις, χρησιμοποιείτε πάντα τον ενσωματωμένο ορθογράφο του λογισμικού του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

3. Όταν μιλάτε με κάποιον, ο τόνος της φωνής σας έχει μεγάλη σημασία. Μη ξεχνάτε πως υπάρχουν λέξεις και εκφράσεις που μπορούν να ερμηνευτούν με πολλούς διαφορετικούς τρόπους (ειδικά αν δεν γράφετε στη μητρική σας γλώσσα). Προσπαθήστε να είστε  περισσότερο ευγενικοί απ' ότι σε μια συνηθισμένη ζωντανή «συζήτηση» αφού η απουσία άλλων στοιχείων (τόνος φωνής, έκφραση προσώπου κλπ.) οδηγεί πολύ εύκολα σε παρανοήσεις. Για να προσθέσετε προσωπικότητα και χιούμορ στα μηνύματά σας, χρησιμοποιήστε smileys, που είναι γνωστά επίσης και ως emoticons, εκφράσεις που εσείς δημιουργείτε από τους χαρακτήρες στο πληκτρολόγιό σας. Μερικοί τέτοιοι δημοφιλείς χαρακτήρες είναι:

a.  Χαρούμενος
b.  Λυπημένος
c.  Έκπληκτος
d.  Θυμωμένος

Αποφύγετε τα smileys αν δεν είστε βέβαιοι πως οι παραλήπτες σας θα τα καταλάβουν.

4. Να είστε σύντομοι και περιεκτικοί στα μηνύματά σας. Σε λίγους ανθρώπους αρέσει να διαβάζουν πολύ κείμενο σε μια οθόνη υπολογιστή. Πολλοί άνθρωποι λαμβάνουν τώρα το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τους στα κινητά τους τηλέφωνα ή και σε άλλες φορητές συσκευές. Οι μικροσκοπικές οθόνες κάνουν την ανάγνωση των μεγάλα μηνυμάτων ιδιαίτερα δύσκολη. Αυτό ισχύει είτε στέλνετε ηλεκτρονικό ταχυδρο- μείο είτε μηνύματα on-line.

5. Για να είναι τα μηνύματα σας σύντομα, να χρησιμοποιείτε κάποιες συντμήσεις που είναι γνωστές.

6. Ξαναδιαβάστε αυτό που γράψατε πριν το στείλετε και αυτό που σας έστειλαν πριν απαντήσετε. Ένας απίστευτος αριθμός καυγάδων ξεκινούν κυριολεκτικά άνευ λόγου και αιτίας.

7. Θυμηθείτε πως οτιδήποτε στέλνετε σε μια ομάδα εργασίας, φόρουμ, blog ή ιστοχώρο ή και πληκτρολογείτε κατά τη διάρκεια μιας δημόσιας συνομιλίας (chat) είναι ένα δημόσιο σχόλιο. Δεν ξέρετε ποτέ ποιος μπορεί να το διαβάσει ή ποιος μπορεί να το αντιγράψει και να το διαδώσει γύρω.

8. Κατά την ταχυδρόμηση ενός μηνύματος σε μια περιοχή, επικεντρωθείτε στο θέμα. Μην στέλνετε αδιακρίτως άσχετα σχόλια, ή το χειρότερο διαφημίσεις. Αυτή η πρακτική, γνωστή ως ενοχλητική αλληλογραφία (spamming), θα οδηγήσει γρήγορα σε μια άλλη δυσάρεστη πρακτική του Διαδικτύου, την «ανάφλεξη» (flaming). Τι είναι όμως ανάφλεξη; Μερικές φορές είναι δυνατό να προσβάλλετε κάποιον ακούσια. Προετοιμαστείτε λοιπόν για να λάβετε κάποια εξαγριωμένα μηνύματα με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή να αντιμετωπιστείτε με αγένεια σε μια δημόσια συζήτηση. Εάν απαντήσετε στο ίδιο ύφος, θα προκαλέσετε ανάφλεξη. Για να περιστείλετε λοιπόν τη θερμότητα, η καλύτερη απάντηση είναι συνήθως, καμία απάντηση.

9. Θα πρέπει να προσέχετε ιδιαίτερα να μην απαντάτε σε μηνύματα τέτοιου είδους, ούτε και σε αυτά με την ένδειξη "remove me from the mailing list", τα οποία αντί να αποσύρουν την ηλεκτρονική σας διεύθυνση, όπως υπόσχονται, επιβεβαιώνουν ότι είναι ενεργή και συνεχίζουν να σας βομβαρδίζουν με μεγαλύτερη συχνότητα.

10. Μην απαντάτε σε μηνύματα που είτε ειδοποιούν για την ύπαρξη ιού ή άλλου τύπου απειλής στο λειτουργικό σας σύστημα και σας συμβουλεύουν να προβείτε σε ορισμένες ενέργειες, είτε προειδοποιούν για πιθανές επιθέσεις από ιούς, που στην πραγματικότητα δεν αποτελούν απειλή για το σύστημα.

11. Αγνοήστε όλα τα μηνύματα τύπου συμπαράστασης που παρουσιάζουν υποθετικά προβλήματα κάποιου ανθρώπου (συχνότατα αναφορές σε παιδιά που πάσχουν από σοβαρές ασθένειες) και ζητούν την κινητοποίηση όσο περισσότερων χρηστών γίνεται ή εκφοβισμού οποιουδήποτε τύπου αλυσιδωτές επιστολές που εκφοβίζουν το χρήστη ότι θα του συμβεί κάτι αν δεν προωθήσει το μήνυμα και σε άλλους χρήστες.

12. Το email πρέπει πάντοτε να έχει θέμα. Όταν στέλνετε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, σιγουρευτείτε ότι η γραμμή του θέματος περιγράφει σε τι ακριβώς αναφέρεται το μήνυμα. Εάν το θέμα αλλάξει κατά τη διάρκεια μιας σειράς μηνυμάτων, τότε επιβάλλεται να το αλλάξετε και στη γραμμή του θέματος. Μη βάζετε Ελληνικούς χαρακτήρες στο θέμα όταν στέλνετε μηνύματα σε mailing lists ή σε ανθρώπους που δεν είστε βέβαιοι πως μπορούν να τα διαβάσουν. Ακόμη και αν ο παραλήπτης μπορεί να διαβάσει Ελληνικά, υπάρχει πολύ μεγάλος κίνδυνος οι χαρακτήρες να αλλοιωθούν από κάποιον από τους κόμβους που διαχειρίστηκαν το email, πριν αυτό παραδοθεί στον τελικό παραλήπτη του.

13. Μη χρησιμοποιείτε το email της δουλειάς για προσωπική χρήση,μπορεί εύκολα να παρεξηγηθούν τα μηνύματά σας ως επίσημη πολιτική της εταιρείας στην οποία εργάζεστε.

14. Εάν στέλνετε ένα εμπορικό μήνυμα με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τότε προσδιορίστε με ακρίβεια το θέμα στην αντίστοιχη γραμμή. Αυτό θα βοηθήσει, όσους δεν ενδιαφέρονται, να μπορούν να το διαγράψουν.

15. FAQs (Συχνά Υποβαλλόμενες Ερωτήσεις) είναι πρακτικά έγγραφα που πρέπει να διαβάζετε πριν υποβάλλετε τις ερωτήσεις σας. Πάντα να τις συμβουλεύεστε όταν είναι διαθέσιμες. 16. Οι ηλεκτρονικές επικοινωνίες φαίνονται εφήμερες, αλλά όταν πιέσετε το πλήκτρο διαγραφής, δεν πηγαίνουν και πολύ μακριά. Κατά πάσα πιθανότητα, οι ανακοινώσεις σας αποθηκεύονται σ’ έναν κεντρικό υπολογιστή και μπορούν να ανακτηθούν. Σκεφτείτε δύο φορές προτού να στείλετε ή να υποβάλετε τα μηνύματά σας.

Θεωρήστε όλες τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες σας ως δημόσιες και να ενεργείτε αναλόγως. Οι κανόνες καλής συμπεριφοράς στο Διαδίκτυο, το Netiquette, δεν είναι κάτι που μαθαίνεται μέσα σε μια μέρα, έτσι μην αφήνετε το φόβο, του ότι δεν γνωρίζετε το πρωτόκολλο της επικοινωνίας, να σας κρατάει μακριά από το Διαδίκτυο.